Šiuolaikinėje visuomenėje, kai vertinama kiekviena laiko minutė, pokalbiai telefonu tapo dažniausia žmonių bendravimo forma. Draugai ir pažįstami, artimieji ir draugai bendrauja telefoninio ryšio pagalba, vyksta verslo derybos. Kaip teisingai kalbėti telefonu?
Pagrindinės taisyklės, kurių reikia laikytis kalbant telefonu, turėtų būti vienodos visiems darbuotojams:
- Atsakykite į visus gaunamus skambučius.
- Paimkite telefoną iškart po skambučio, nepriversdami kliento kelias valandas skambinti į įstaigą.
- Atsiliepdami į skambutį, nepamirškite pasakyti savo sveikinimo, pavadinti organizacijos pavadinimą ir prisistatyti.
- Jei skambinantysis neprisistato, mandagiai sužinokite vardą ir tėvavardį su fraze: „Kaip susisiekti?“
- Turite taisyklingai kalbėti telefonu, stengdamiesi neleisti pokalbyje frazių: „Ko tau reikia“, „Nėra žmogaus“, „Aš nieko nežinau“. Tai sumenkina įstaigos prestižą ir sukelia dviprasmišką požiūrį į darbuotojus, todėl jie abejoja savo profesine kompetencija.
- Stebėkite savo tarimą, intonaciją ir kalbos greitį, įsitikinkite, kad skambinantysis jus gerai supranta.
- Jei pokalbio telefonu metu įjungta antroji telefono linija, turite atsiprašyti pirmojo abonento, pasiimti imtuvą ir pranešti antram abonentui, kad esate užsiėmęs. Būtinai paklauskite jo, ar jis tikėsis, ar paskambinsite vėliau. Tik tada tęskite pokalbį su pirmuoju abonentu.
- Jei skambinantysis prašo darbuotojo, kurio šiuo metu nėra, būtinai atsiprašykite ir nurodykite laiką, kada jis bus darbovietėje.
- Atidžiai klausykitės abonento, stenkitės jo netrukdyti ar ginčytis. Tai geriausias būdas gauti reikiamą informaciją iš pašnekovo.
- Pokalbio pabaigoje dėkoju už skambutį.
Vykdant telefoninius pokalbius su draugais ir šeima yra subtilybių. Nepamirškite apie geros formos taisykles. Prieš patį pokalbį psichologai rekomenduoja padaryti vieną ar du įvadinius sakinius ir tik tada tęsti pokalbį. Paklauskite draugo, ar jis turi laisvo laiko kalbėtis telefonu. Pagal etiketą pokalbį turėtų nutraukti tas, kuris paskambino.
Jei laikysitės šių paprastų gairių, tada telefono skambučiai bus puikus būdas bendrauti su daugeliu žmonių.
