Spaudos konferencijos yra svarbus bet kurios įmonės viešųjų ryšių veiklos komponentas. Jų dėka žiniasklaida ir suinteresuota visuomenė gali gauti naujausią informaciją pažodžiui iš pirmo žvilgsnio iš oficialių konkrečios organizacijos atstovų, o įmonių vadovai gali išsakyti savo poziciją jiems reikšmingiausiais klausimais. Tačiau norint, kad spaudos konferencija duotų tikrai gerų rezultatų, ji turi būti tinkamai organizuota.
Nurodymai
1 žingsnis
Jei jums patikėta organizuoti ir surengti spaudos konferenciją, pirmiausia nustatykite, kokį tikslą norite pasiekti: pasakokite apie bet kokią savo įmonės sėkmę, atkreipkite visuomenės dėmesį į kokią nors problemą, pristatykite tam tikrą viešą asmenį laimingoje šviesoje ir kt.. P. Tada pasirinkite spaudos konferencijos vietą ir laiką. Atminkite, kad šią veiklą geriausia atlikti viduryje darbo savaitės (antradieniais – trečiadieniais – ketvirtadieniais) ryte arba popiet, bet ne vėliau kaip 16 val.
2 žingsnis
Spaudos konferencijos rengimo vietą pasirinkite atsižvelgdami į savo įmonės organizacines galimybes ir planuojamų pakviestų asmenų skaičių. Atkreipkite dėmesį, kad spaudos atstovams reikia pakankamai vietų. Iš anksto įsitikinkite, kad kambaryje yra mikrofonai, projekciniai ekranai (jei reikia) ir laisvos vietos TV kameroms įrengti.
3 žingsnis
Sudarykite žiniasklaidos priemonių ir organizacijų, kurių atstovus norėtumėte matyti savo renginyje, sąrašą. Paruoškite ir išsiųskite pranešimus spaudai ir kvietimus likus bent dviem savaitėms iki numatyto renginio. Išsiuntus kvietimus patartina asmeniškai paskambinti adresatams ir sužinoti apie jų sprendimą dalyvauti spaudos konferencijoje arba nedalyvauti. Taigi jūs ne tik nurodysite būsimų svečių skaičių, bet ir papildomai priminsite apie savo renginį, jei žmonės jį pamiršo arba negavo jūsų pranešimo spaudai.
4 žingsnis
Paruoškite reikiamą pristatymo medžiagą visiems būsimiems spaudos konferencijos dalyviams. Dalyvio rinkinyje paprastai yra pranešimo spaudai kopija, pareigūnų, kurie kalbės spaudos konferencijoje, sąrašas su visais vardais ir pareigomis, darbotvarkė (kalbų tvarka ir temos), reklaminė ir reklaminė medžiaga. Geriau atrodo, jei visa pristatymo medžiaga kiekvienam dalyviui yra sukurta kaip vienas rinkinys įmonės aplanke su organizacijos logotipu.
5 žingsnis
Jei planuojate įvesti dalyvių akreditaciją, apie tai iš anksto informuokite juos ir pasakykite, kokių duomenų jums reikia (vardas, pavardė, pareigos, paso duomenys ir kt.). Iš anksto paruoškite visų dalyvių vardinius ženklelius ir korteles, kurios bus dedamos ant lentelių, nurodant pranešėjų vardus ir pavadinimus. Jei spaudos konferencija planuojama pakankamai ilgai, įsitikinkite, kad jos dalyviams yra patogios sąlygos: švediškas stalas su gėrimais ir užkandžiais, rūkymo kambariai ir tualetai, suplanuokite poilsio pertraukų laiką.
6 žingsnis
Po spaudos konferencijos būtinai susisiekite su dalyvaujančios žiniasklaidos redakcijomis ir teiraukitės dėl jos padarytos medžiagos. Paprašykite leidinių kopijų, jei nebuvo susitarta iš anksto.
