Jei jūsų organizacija yra ar yra paskirta atsakinga už mokslinės konferencijos organizavimą, tai yra ne tik garbinga funkcija, bet ir puikus organizacinis darbas, kurio metu reikia atsižvelgti į visus mažus dalykus.
Nurodymai
1 žingsnis
Sukurkite konferencijos organizacinį komitetą, kurio sudėtis bus nustatyta pagal užsakymą. Paskirti pirmininką vadovauti ir koordinuoti komiteto narius. Nustatykite konferencijos laiką ir įsteigto komiteto sąlygas. Užsakyme nurodykite, kaip mokėsite už darbuotojus, kurie yra jos nariai. Išsiųskite konferencijos pranešimą ir priede nurodykite pranešimams keliamus reikalavimus, santraukų apimtį ir jų pateikimo terminą.
2 žingsnis
Nuspręskite finansavimo šaltinius, tai gali būti tikslinis finansavimas iš biudžeto, pritraukiant rėmimą ir pačių konferencijos dalyvių lėšas.
3 žingsnis
Siųskite kvietimus visiems potencialiems konferencijos dalyviams ir numatytą konferencijos programą. Nuspręskite dalyvių ir pranešėjų, norinčių pasidalinti savo mokslo pasiekimais ir tyrimų rezultatais su kolegomis, skaičių. Paklauskite dalyvių, ar jiems reikia užsisakyti viešbučio kambarį ir užsisakyti.
4 žingsnis
Susitarkite su spaustuve, kad ataskaitų santraukos būtų paskelbtos atskiroje brošiūroje, o prireikus užsakykite renginio programą dalyviams išplatinti ženkliukus su jų vardais, inicialais ir organizacijos pavadinimu.
5 žingsnis
Atsižvelgdami į dalyvių skaičių, nustatykite, kiek jums reikia kambario, ir išsinuomokite specialų kambarį, skirtą tokio pobūdžio renginiams organizuoti. Pagalvokite, kokią įrangą reikės papildomai įrengti, patikrinkite, ar yra reikalingas kompiuterio lizdų, projekcinių ekranų skaičius ir pan. Apsvarstykite furšeto veikimą, kur susitikimo dalyviai pertraukėlių metu gali išgerti puodelį kavos ir užkąsti..
6 žingsnis
Pagalvokite apie konferencijos programą, jei reikia, padalykite ją į skyrius. Apsvarstykite, kur galima organizuoti tokius skyrius. Apsvarstykite konferencijos svečių, organizatorių ir programos dalyvių kalbas. Užsisakykite raštinės reikmenis konferencijos dalyviams - ženkleliai, bloknotai ir rašikliai yra standartiniai.
7 žingsnis
Sukurkite dokumentų, reklaminės medžiagos ir raštinės reikmenų, kuriuos kartu su ženkleliais išdalinsite konferencijos dalyviams, paketus.
