Telefoninis pranešimas yra trumpas, bet svarbus pranešimas, siunčiamas telefonu. Taigi dažniausiai jie informuoja apie susitikimų, sesijų, susitikimų rengimą. Telefoniniame pranešime taip pat gali būti skubus galvos nurodymas. Telefoniniai pranešimai yra gaunami, kuriuos gaunate, ir siunčiami, kuriuos perduodate. Abiejų tipų dizainas yra panašus.
Nurodymai
1 žingsnis
Viršutiniame kairiajame popieriaus lapo kampe įdėkite visą savo organizacijos pavadinimą ir, jei reikia, struktūrinio padalinio pavadinimą, pavyzdžiui, „N miesto administracija“. ir Švietimo departamentas.
2 žingsnis
Viršutiniame dešiniajame kampe parašykite telefono pranešimo gavėją. Nurodykite asmens pareigas, pavardę ir inicialus: „37-osios mokyklos Ivanovo II direktorius“. Jei adresatus yra keli, pavardžių nurodyti nebūtina: „N. miesto mokyklų direktoriai“. Prie telefono pranešimo pridėkite išsamų įstaigų, kurioms jis buvo išsiųstas, sąrašą.
3 žingsnis
Dvi eilutės žemiau įrašykite žodį „Telefoninė programa“ir jo serijos numerį. Norėdami išsiųsti telefono pranešimą, toliau nurodykite jo sudarymo datą.
4 žingsnis
Tada seka tikrasis telefoninio pranešimo tekstas: „Vasario 22 d., 17.00 val., Švietimo skyriuje vyks susitikimas dėl miesto mokyklų veiklos gerinimo. Mokyklos vadovų lankymas yra griežtai privalomas “. Rengdami telefoninio pranešimo tekstą venkite žodžių ir frazių, kuriuos sunku suprasti iš ausies ir kuriuos sunku ištarti. Atminkite, kad pranešimas turi būti informatyvus ir trumpas - ne daugiau kaip 50 žodžių.
5 žingsnis
Persiųsdami telefono pranešimą aiškiai ištarkite žodžius, ypač žmonių adresus, pavardes, vardus ir tėvavardžius, gatvių pavadinimus, įvykių datas ir laiką. Pabaigoje būtinai perskaitykite tekstą dar kartą ir įsitikinkite, kad pašnekovas viską teisingai užrašė. Atidžiai klausykite, kai imate pranešimą telefonu. Jei turite klausimų, nedelsdami juos išaiškinkite.
6 žingsnis
Po pagrindiniu tekstu yra telefono pranešimą pasirašiusio vadovo pareigos, pavardė ir inicialai: "Švietimo skyriaus vedėjas Petrovas P. P." Išsiųstame dokumente taip pat turi būti jo asmeninis parašas.
7 žingsnis
Puslapio apačioje įveskite informaciją apie darbuotojus, kurie dirbo su telefono pranešimu. Paprastai kairėje pusėje įrašoma žinutę išsiuntusio asmens padėtis, pavardė ir inicialai, jo biuro telefono numeris, perdavimo data ir laikas. Dešinėje yra informacija apie dokumentą priėmusį asmenį: pareigos, pavardė ir inicialai, telefono numeris, priėmimo data ir laikas.
8 žingsnis
Siunčiamas telefono pranešimas sudaromas vienoje kopijoje ir saugomas specialiame aplanke. Geriau turėti gaunamą pranešimą dviem egzemplioriais: pirmąjį atiduodate vadybininkui tolesniam darbui, antrąjį įdėjote į aplanką saugoti.
