Verslo korespondencija yra nepakeičiamas bet kurios organizacijos, įmonės, įmonės gamybinės veiklos komponentas. Kaip ir bet kuri kita procedūra, ji yra reglamentuojama. Oficialaus laiško turiniui ir dizainui keliami tam tikri reikalavimai.
Nurodymai
1 žingsnis
Visų pirma perskaitykite GOST R 6.30-2003, kuriame išsamiai aprašyti visi oficialaus laiško dizaino reikalavimai, nustatyti šrifto dydžiai ir paraštės.
2 žingsnis
Parašykite oficialų laišką ant savo firmos blanko. Jame turi būti nurodytas visas vardas, pavardė, banko ir teisiniai duomenys, kontaktiniai numeriai, įprastas ir el. Pašto adresas.
3 žingsnis
Viršutiniame dešiniajame kampe nurodykite adresato pavardę, vardą ir tėvavardį, jo pareigas ir organizacijos pavadinimą. Parašykite išsamų gavėjos organizacijos pašto adresą, būtinai nurodykite indeksą.
4 žingsnis
Viršutiniame kairiajame lauke paprastai yra vieta išeinančiam šio laiško registracijos numeriui ir jo registracijos datai. Taip pat turėtumėte ten parašyti laiško temą. Tai turėtų būti nurodyta trumpai, vienu sakiniu. Nurodžius temą, adresatas padės greitai nustatyti laiško vykdymą ir nuspręsti, kam bus patikėta paruošti medžiagą jam ir atsakymą.
5 žingsnis
Bet koks laiškas, net ir oficialus, prasideda sveikinimu. Pageidautina, kad jame būtų nurodytas visas adresato vardas ir pavardė. Pradėkite sveikinimą žodžiu „Mielasis“. Adresato vardas ir pavardė, jei nesate su juo asmeniškai susipažinę, visada galite tai sužinoti internete arba paskambinę į įmonę, kurioje jis dirba. Nepamirškite šios smulkmenos, nes nuo pat pirmos frazės jums svarbu užkariauti asmenį, kurio vardu rašote laišką.
6 žingsnis
Pirmoje pastraipoje, prieš pateikdami pagrindinį laiško turinį, atlikite trumpą įžangą - priminkite adresatui ankstesnes aplinkybes, pateikite statistikos ar kitos pagrindinės informacijos, kurios jam prireiks, kad jis geriau suprastų jūsų pranešimo esmę. Pirmoji, įžanginė pastraipa turėtų prasidėti žodžiais: „Tuo pačiu metu mes jums siunčiame …“, „Pagal pasiektus susitarimus …“arba „Dėl to, kad …“ir kt.
