Dokumentus galima pasirašyti keliais būdais. Jo dizainas priklauso nuo dokumento rūšies ir nustatomas pagal valstybinius valdymo dokumentų standartus ir federalinius įstatymus.
Žodžiai „parašas“ir „sąrašas“yra paronimai, tai yra, tos pačios šaknies žodžiai, panašūs į garsą. Parašas yra ranka parašyta pavardės rašyba, asmeninis ženklas, patvirtinantis dokumentą, jis yra individualus kaip piršto atspaudas. Be parašo dokumentas laikomas negaliojančiu. Kita vertus, tapyba yra ornamentinis arba siužetinis paveikslas, dekoruojantis sienas, indus, audinius ir pan. Pavyzdžiui, tapyti „po Khokhloma“. Sąvoka „po parašu“teisės aktuose vartojama veiksmažodžio „ženklas“prasme. Faksimilė (fac simile - daryk ką nors panašaus) yra antspaudas, klišė, kurios pagalba atkuriamas daugelį dokumentų pasirašiusio asmens ranka parašytas parašas. Ji yra užtikrinta dideliu kiekiu tų dokumentų, kurie nereiškia materialinės atsakomybės - pažymėjimų, laiškų. Faksimilas yra paklausus įmonėse, turinčiose didelį darbo eigą, kur vadovas negali uždėti asmeninio parašo ant visų dokumentų. Remiantis Rusijos Federacijos civiliniu kodeksu, faksimiliniai dokumentai turi teisinę galią. Faksimilės nerekomenduojama naudoti oficialiuose dokumentuose. Įstatymu draudžiama klišes dėti į kai kuriuos griežto pranešimo dokumentus. Asmuo asmeniškai uždeda parašą ant dokumento. Faksimilę gali pristatyti bet kuris asmuo, įgaliotas atlikti tokius veiksmus. Klišių saugojimo ir naudojimo organizacijoje tvarka paprastai nustatyta vietos akte - nuostatuose, instrukcijose. Jame nurodomas dokumentų, ant kurių gali būti klijuojamos faksimilės, sąrašas ir nurodomas asmuo ar asmenų grupė, kurių pareigos apima klišės saugumo ir jos naudojimo užtikrinimą. Be to, numatyta atsakomybė už šios tvarkos pažeidimą. Tobulėjant elektroninėms technologijoms, atsirado elektroninis parašas. Tokiu parašu pasirašytas skaitmeninis dokumentas pripažįstamas tais atvejais, kai nereikia dokumento surašyti popieriuje. Elektroninių parašų naudojimo klausimus reglamentuoja Federalinis įstatymas „Dėl elektroninių skaitmeninių parašų“.
