Bet kuri visuomeninė ar profesinė asociacija turi valdymo organą, kuris savo įstatuose nurodytu dažnumu turi sušaukti visas suinteresuotas šalis ataskaitų rengimo ir rinkimų susirinkimams rengti. Į tokius susitikimus gali įeiti visi tam tikros draugijos nariai arba dalyvių grupių atstovai, kurie naudojasi savo teise dalyvauti jos veikloje.
Nurodymai
1 žingsnis
Pagalvokite apie susitikimo darbotvarkę. Kadangi ataskaita ir rinkimai yra vienas iš svarbių klausimų, tikimasi, kad aktyvumas šiuo atveju bus didžiausias. Todėl be šių temų į darbotvarkę galite įtraukti ir kitus aktualius klausimus, kuriuos aptarsite su savo asociacijos nariais. Nuspręskite laiką ir vietą, kur vyks ataskaitinis ir rinkimų susirinkimas. Kambarys, kuriame planuojama jį laikyti, turi būti pakankamai viešas ir erdvus, kad tilptų visi.
2 žingsnis
Pranešti visoms suinteresuotoms šalims apie ataskaitų rengimo ir rinkimų posėdį. Norėdami tai padaryti, turite išsiųsti kvietimus, nurodydami susirinkimo darbotvarkę, datą ir vietą. Skelbimus su šia informacija skelbkite tose vietose, kur juos gali pamatyti daugiausiai asociacijos narių. Jei reikia, įdėkite tokį skelbimą į žiniasklaidą ir televiziją.
3 žingsnis
Susitarkite, kad dalyviai registruotųsi likus pusvalandžiui iki susitikimo pradžios. Paskirkite pakankamą registratorių skaičių, kad iki renginio pradžios visi atvykėliai turėtų galimybę įvesti savo asmens duomenis. Paprastai tai yra pavardė, vardas ir tėvavardis, organizacija ar jos struktūrinis padalinys, registracijos ar gyvenamosios vietos adresas, kontaktinė informacija.
4 žingsnis
Išrinkite posėdžio pirmininką ir sekretorių. Atkreipkite dėmesį, kad jūsų išrinkto organo pirmininkas negali būti renkamas asamblėjos pirmininku. Jei reikia, jei tai numatyta įstatymuose, rinkite įgaliojimų komitetą, kuris tikrina deputatų įgaliojimus, jei jie išrenkami iš asociacijos narių grupių.
5 žingsnis
Sekretorius privalo vesti protokolą. Protokole nurodykite susirinkime dalyvavusių delegatų ar asociacijos narių skaičių, kuris buvo išrinktas pirmininku, sekretoriumi ir su kokiais balsavimo rezultatais.
6 žingsnis
Išrinkto organo pirmininkas parengia atlikto darbo ataskaitą. Protokole atspindėkite bendrą balsavimą įvertinimu - ar jis pripažįstamas patenkinamu, ar ne. Posėdyje turi būti išklausyti pasiūlymai dėl naujos išrinkto organo sudėties, aptarti ir balsuoti dėl kiekvieno kandidato atskirai. Balsavimo rezultatus užfiksuokite protokole.
7 žingsnis
Aptarus visus darbotvarkėje išdėstytus klausimus, posėdžio pirmininkas turi jį uždaryti ir kartu su sekretoriumi pasirašyti posėdžio protokolą.
